Instructies voor het aanleveren van documenten

Lever alleen relevante stukken aan

Stuur alleen documenten die nodig zijn om jouw vraag en de gebeurtenissen te begrijpen. Een groot dossier is niet automatisch een sterk dossier. Dubbele, onleesbare en niet-relevante stukken maken het lastiger om de kern te vinden.

Verwijder onnodige persoonsgegevens

Maak gegevens blijvend onleesbaar wanneer deze niet noodzakelijk zijn voor de opdracht. Denk aan:

• burgerservicenummers;
• volledige identiteitsbewijzen;
• DigiD-gegevens;
• wachtwoorden en pincodes;
• volledige bank- of betaalkaartgegevens;
• handtekeningen;
• niet-relevante medische informatie;
• niet-relevante gegevens van kinderen;
• privégegevens van andere betrokkenen.

Je bent zelf verantwoordelijk voor het rechtmatig aanleveren van documenten en persoonsgegevens van anderen.

Gebruik duidelijke bestandsnamen

Het is niet nodig, maar mocht je dat doen, gebruik dan bij voorkeur de volgorde jaar-maand-dag. Hierdoor kunnen bestanden gemakkelijker chronologisch worden verwerkt.

Gebruik geschikte bestandsformaten

• PDF voor brieven, e-mails en officiële documenten;
• DOCX voor bewerkbare teksten;
• JPG of PNG voor leesbare screenshots;
• XLSX of CSV voor relevante overzichten.

Zorg dat scans en screenshots volledig, rechtop en goed leesbaar zijn.

E-mails en berichten

Zorg dat bij e-mails zichtbaar zijn:

• verzenddatum en tijd;
• afzender en ontvanger;
• onderwerp;
• de volledige relevante inhoud;
• noodzakelijke eerdere berichten uit de conversatie.
  
  Door bij een e-mail te klikken op 'afdrukken' verschijnt vaak de optie 'opslaan als pdf'.

Bij WhatsApp- of andere chatberichten moeten datum, tijd en afzender zichtbaar zijn. Laat voldoende context staan om het gesprek te kunnen begrijpen.

Geef de opdracht duidelijk aan

Vermeld bij de aanlevering:

• wat er volgens jou is gebeurd;
• wie of welke organisatie betrokken is;
• wat je met de opdracht wilt bereiken;
• welke documenten het belangrijkst zijn;
• of er een belangrijke termijn of afspraak geldt.

Gebruik uitsluitend de afgesproken uploadmethode

Gebruik uitsluitend de persoonlijke uploadlink of beveiligde uploadomgeving die je van Dossier op Orde ontvangt. Deel een persoonlijke uploadlink niet met anderen.

Stuur gevoelige dossierstukken niet via sociale media, WhatsApp of een onbeveiligde openbare link. Dossierstukken die op andere wijze worden aangeleverd dan volgens de uploadinstructies zijn voor eigen risico.

Houd rekening met de maximale omvang

Binnen jouw gekozen pakket geldt het maximum dat in de opdrachtbevestiging of productomschrijving staat vermeld. Documenten, pagina’s of berichten boven het afgesproken maximum worden niet automatisch verwerkt.

Voor extra materiaal kunnen aanvullende kosten gelden of kan een aangepaste opdracht nodig zijn. Daarover worden vooraf afspraken gemaakt.

Controleer het eindproduct altijd zelf

Dossier op Orde kan onder meer een tijdlijn, samenvatting, feitenoverzicht, vragenlijst of conceptbrief opleveren. Controleer het eindproduct altijd op:

• feitelijke juistheid;
• namen, data en bedragen;
• citaten en verwijzingen;
• ontbrekende informatie;
• de manier waarop je het document wilt gebruiken.

Je bepaalt zelf of je een tekst gebruikt, aanpast of verstuurt.

Praktische dossierondersteuning, geen juridisch advies

Dossier op Orde treedt niet op als jurist, advocaat, gemachtigde, mediator of belangenbehartiger en geeft geen juridisch advies.

Voor vragen over jouw rechtspositie, juridische strategie, bezwaar, beroep, aansprakelijkheid, verjaring of procedures is het verstandig een jurist of advocaat te raadplegen.

Dossier op Orde heeft geen invloed op beslissingen of reacties van instanties, organisaties of andere betrokken partijen en kan geen resultaat of uitkomst garanderen.

Teruglevering en verwijdering

Na afronding van de opdracht ontvang je de afgesproken eindproducten. Je bent zelf verantwoordelijk voor:

• het controleren van de oplevering;
• het tijdig downloaden van bestanden;
• het veilig bewaren van originele stukken en eindproducten;
• het maken van een eigen back-up.

Dossier op Orde bewaart geen permanent inhoudelijk klantarchief. Uiterlijk drie maanden na het sluiten van de opdracht worden aangeleverde dossierstukken, werkkopieën, concepten, interne inhoudelijke notities en tijdelijke bestanden verwijderd.

Na verwijdering kunnen deze bestanden niet opnieuw worden geleverd of hersteld. Facturen en andere gegevens die wettelijk langer moeten worden bewaard, vallen niet onder deze verwijdertermijn.

Verkeerd document aangeleverd?

Controleer vóór het uploaden:

• of je de juiste bestanden hebt geselecteerd;
• of alle pagina’s leesbaar zijn;
• of onnodige gevoelige gegevens zijn verwijderd;
• of je geen bestand van iemand anders hebt toegevoegd;
• of bestanden niet zijn beveiligd met een onbekend wachtwoord.

Heb je per ongeluk een verkeerd of te gevoelig document aangeleverd? Meld dit dan direct via info@dossieroporde.nl.