Privacyverklaring Dossier op Orde

Laatst bijgewerkt: 2 augustus 2026

Dossier op Orde gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens ik verwerk, waarom ik dat doe, hoe lang ik deze bewaar en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk?

Dossier op Orde is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Dossier op Orde is een dienst van Bibelaz. Bibelaz is de onderneming waaronder deze dienstverlening wordt uitgevoerd.

Bedrijfsnaam: Bibelaz, handelend onder de naam Dossier op Orde
Eigenaar: Wendy Kops
Vestigingsadres: Fivelingo 124, 2716 BH Zoetermeer
KvK-nummer: 63527480
E-mailadres: info@dossieroporde.nl
Website: www.dossieroporde.nl

Dossier op Orde biedt een ondersteunende dienst bij het ordenen, structureren, samenvatten en begrijpelijk opschrijven van complexe dossiers, documenten en communicatie.

Dossier op Orde is geen advocatenkantoor, juridisch adviesbureau, mediator, belangenbehartiger of vertegenwoordiger.

2. Aard en grenzen van de dienstverlening

De opdrachtgever blijft altijd zelf partij in de zaak of situatie waarop het dossier betrekking heeft.

Dossier op Orde:

onderhoudt uitsluitend contact met de opdrachtgever;
neemt geen contact op met werkgevers, gemeenten, woningcorporaties, zorginstellingen, advocaten, wederpartijen of andere betrokken organisaties of personen;
verstuurt geen brieven of documenten namens de opdrachtgever;
voert geen onderhandelingen;
treedt niet op als gemachtigde of vertegenwoordiger;
neemt geen inhoudelijke of juridische beslissingen namens de opdrachtgever;
geeft geen juridisch advies;
garandeert geen bepaalde reactie, beslissing, vergoeding, oplossing of andere uitkomst.

Conceptbrieven, samenvattingen, tijdlijnen, vragenlijsten en andere teksten zijn bedoeld als praktische ondersteuning. De opdrachtgever beoordeelt zelf of en hoe deze worden gebruikt of verzonden.

Voor juridisch advies, beoordeling van rechtspositie, procedures, verjaringstermijnen of andere juridische gevolgen is het verstandig om een jurist of advocaat te raadplegen.

3. Welke persoonsgegevens verwerk ik?

Afhankelijk van de opdracht kan ik de volgende gegevens verwerken:

naam en contactgegevens;
adresgegevens;
e-mailadres en telefoonnummer;
informatie uit het contact- of intakeformulier;
informatie die tijdens gesprekken wordt verstrekt;
factuur- en betaalgegevens;
correspondentie tussen Dossier op Orde en de opdrachtgever;
documenten, berichten, screenshots, notities en andere dossierstukken die de opdrachtgever aanlevert;
persoonsgegevens van andere betrokken personen die in het dossier voorkomen;
technische gegevens over het gebruik van de website, voor zover deze technisch worden verzameld.

Aangeleverde dossiers kunnen gevoelige of bijzondere persoonsgegevens bevatten, zoals informatie over gezondheid, werk, inkomen, gezin, huisvesting, conflicten of procedures.

Lever alleen gegevens aan die noodzakelijk zijn voor de opdracht.

4. Gegevens van andere personen

De opdrachtgever kan documenten aanleveren waarin persoonsgegevens van andere personen staan.

De opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor:

het rechtmatig verkrijgen en aanleveren van deze documenten;
het beoordelen welke gegevens noodzakelijk zijn voor de opdracht;
het verwijderen of onleesbaar maken van niet-relevante gegevens;
het informeren van Dossier op Orde wanneer voor bepaalde informatie bijzondere beperkingen gelden.

Verwijder waar mogelijk gegevens zoals burgerservicenummers, identiteitsbewijzen, bankgegevens, handtekeningen, medische informatie, gegevens van kinderen en privégegevens van derden wanneer deze niet noodzakelijk zijn.

Dossier op Orde neemt geen contact op met de personen of organisaties die in het dossier worden genoemd.

5. Waarvoor verwerk ik persoonsgegevens?

Ik verwerk persoonsgegevens uitsluitend voor:

het beantwoorden van vragen van de opdrachtgever;
het beoordelen of een opdracht kan worden aangenomen;
het uitvoeren van een intake;
het opstellen van een offerte of opdrachtbevestiging;
het uitvoeren van de overeengekomen ondersteunende dienst;
het ordenen, lezen, analyseren en samenvatten van aangeleverde informatie;
het opstellen van tijdlijnen, feitenoverzichten, aandachtspunten, vragen en conceptteksten;
het onderhouden van contact met de opdrachtgever;
facturatie en administratie;
het behandelen van klachten of privacyverzoeken;
het beveiligen en technisch laten functioneren van de website;
het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Dossierstukken worden niet gebruikt voor reclame, profilering of geautomatiseerde besluitvorming.

6. Op welke grondslagen verwerk ik gegevens?

Ik verwerk persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende grondslagen:

Uitvoering van een overeenkomst De verwerking is noodzakelijk om de afgesproken opdracht uit te voeren of om op verzoek van de opdrachtgever voorbereidende stappen te nemen.

Wettelijke verplichting Bepaalde gegevens moeten worden verwerkt of bewaard op grond van belasting- of administratiewetgeving.

Gerechtvaardigd belang Gegevens kunnen worden verwerkt voor noodzakelijke bedrijfsbelangen, zoals beveiliging, administratie, klachtenafhandeling of het kunnen onderbouwen van gemaakte afspraken.

Toestemming Wanneer toestemming wettelijk noodzakelijk is, wordt deze vooraf gevraagd. Toestemming kan altijd worden ingetrokken.

7. Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

Lever geen bijzondere of zeer gevoelige persoonsgegevens aan wanneer deze niet noodzakelijk zijn voor de opdracht.

Stuur nooit:

DigiD-inloggegevens;
wachtwoorden;
pincodes;
volledige betaalkaartgegevens;
toegangscodes;
een volledige kopie van een identiteitsbewijs, tenzij dit aantoonbaar noodzakelijk is en vooraf is besproken.

Stuur alleen noodzakelijke delen van medische dossiers, persoonsgegevens van kinderen of andere gevoelige documenten.

Dossier op Orde vraagt nooit om wachtwoorden, DigiD-inloggegevens of pincodes.

8. Aanlevering van documenten

Documenten worden aangeleverd via een beveiligde uploadomgeving of een andere vooraf afgesproken methode.

Gebruik voor gevoelige stukken uitsluitend de afgesproken uploadmethode. Stuur volledige dossiers niet via sociale media of WhatsApp.

De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor een eigen volledige en veilige kopie van alle aangeleverde stukken.

9. Met wie deel ik persoonsgegevens?

Dossier op Orde deelt dossierinformatie niet met de instantie, organisatie of andere partij waarop het dossier betrekking heeft.

Ik neem geen contact op met derden namens de opdrachtgever.

Voor de bedrijfsvoering kan ik wel gebruikmaken van dienstverleners voor bijvoorbeeld:

websitehosting;
e-mail;
beveiligde bestandsopslag of bestandsoverdracht;
boekhouding;
facturatie en betalingen;
cloudsoftware;
IT-beveiliging.

Deze dienstverleners mogen persoonsgegevens alleen verwerken voor de afgesproken technische of administratieve dienstverlening. Waar nodig wordt een verwerkersovereenkomst gesloten.

Persoonsgegevens kunnen daarnaast worden verstrekt wanneer dit wettelijk verplicht is.

10. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Wanneer een technische dienstverlener gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, controleer ik of hiervoor een geldige grondslag en passende waarborgen bestaan.

Meer informatie hierover kan worden opgevraagd via info@dossieroporde.nl.

11. Hoe lang bewaar ik persoonsgegevens?

Dossier op Orde bouwt geen blijvend dossierarchief op.

Tijdens de opdracht worden de aangeleverde documenten en werkbestanden bewaard voor zover dit noodzakelijk is om de opdracht uit te voeren.

Na afronding ontvangt de opdrachtgever de afgesproken eindproducten en, voor zover afgesproken, de door Dossier op Orde bewerkte bestanden.

Uiterlijk drie maanden nadat de opdracht schriftelijk als afgerond of gesloten is beschouwd, worden verwijderd:

aangeleverde dossierstukken;
werkkopieën;
conceptversies;
interne notities over de inhoud van het dossier;
tijdelijke bestanden;
inhoudelijke correspondentie die niet langer noodzakelijk is.

De opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het tijdig downloaden, controleren en veilig bewaren van de opgeleverde documenten.

Na verwijdering kan Dossier op Orde de dossierstukken en eindproducten niet opnieuw leveren of reconstrueren.

Gegevens die vanwege een wettelijke verplichting langer moeten worden bewaard, worden niet eerder verwijderd. Dit geldt met name voor:

facturen;
betaalgegevens;
gegevens in de financiële administratie;
gegevens die noodzakelijk zijn vanwege een lopende klacht, betalingskwestie of geschil.

Deze administratieve gegevens worden zoveel mogelijk gescheiden van de inhoudelijke dossierstukken bewaard.

12. Beveiliging

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking.

Maatregelen kunnen onder meer bestaan uit:

beveiligde verbindingen;
sterke en unieke wachtwoorden;
tweestapsverificatie;
beperkte toegangsrechten;
beveiligde apparaten;
actuele software;
beveiligde opslag en overdracht;
tijdige verwijdering van werkbestanden.

Geen enkele digitale verwerking is volledig zonder risico. Meld het daarom direct wanneer je vermoedt dat een verkeerd document is verzonden of informatie onbevoegd toegankelijk is geworden.

13. Digitale hulpmiddelen en AI

Digitale hulpmiddelen kunnen worden gebruikt voor administratieve, organisatorische of redactionele ondersteuning.

Aangeleverde dossiers worden niet zonder passende privacywaarborgen ingevoerd in openbaar toegankelijke AI-systemen.

Bij het gebruik van digitale hulpmiddelen wordt per toepassing beoordeeld welke gegevens noodzakelijk zijn, waar de gegevens worden verwerkt en welke privacy- en beveiligingswaarborgen gelden. Waar mogelijk worden gegevens geminimaliseerd, gepseudonimiseerd of geanonimiseerd. Vertrouwelijke dossierinformatie wordt niet gebruikt om openbare AI-modellen te trainen.

14. Verantwoordelijkheid van de opdrachtgever

De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor:

de juistheid en volledigheid van aangeleverde informatie;
de rechtmatigheid van aangeleverde persoonsgegevens en documenten;
het controleren van tijdlijnen, samenvattingen en conceptteksten;
het bewaken van afspraken, bezwaar-, beroeps-, klacht- en andere termijnen;
het nemen van beslissingen over de eigen zaak;
het al dan niet gebruiken of versturen van opgeleverde teksten;
het raadplegen van een bevoegde deskundige wanneer juridisch advies nodig is.

Dossier op Orde biedt een ondersteunende en redactionele dienst en is niet verantwoordelijk voor beslissingen of uitkomsten van instanties, organisaties of andere betrokken partijen.

Eventuele aansprakelijkheid wordt verder geregeld in de toepasselijke algemene voorwaarden en de opdrachtbevestiging.

15. Jouw privacyrechten

Je hebt, afhankelijk van de situatie, het recht om:

informatie te ontvangen over de verwerking;
persoonsgegevens in te zien;
onjuiste gegevens te laten corrigeren;
gegevens te laten verwijderen;
verwerking te laten beperken;
bezwaar te maken;
gegevens over te laten dragen;
toestemming in te trekken;
een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een verzoek kan worden ingediend via info@dossieroporde.nl.

Ik reageer in beginsel binnen één maand. Om misbruik te voorkomen kan ik aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker te controleren.

Stuur niet ongevraagd een volledige kopie van een identiteitsbewijs.

16. Klachten

Heb je een klacht over de verwerking van persoonsgegevens? Neem dan contact op via info@dossieroporde.nl.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

17. Cookies

In de afzonderlijke cookieverklaring staat welke cookies en vergelijkbare technieken de website gebruikt.

18. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd wanneer de dienstverlening, werkwijze, website, software of wetgeving verandert.

De meest actuele versie staat op www.dossieroporde.nl.

Laatst bijgewerkt: 2 augustus 2026