Algemene voorwaarden

Artikel 1 – Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

Dossier op Orde

De aanbieder van de digitale dossierondersteuning zoals in deze voorwaarden omschreven.

Opdrachtgever

De natuurlijke persoon of organisatie die aan Dossier op Orde opdracht geeft tot het uitvoeren van werkzaamheden.

Opdracht

De schriftelijk overeengekomen digitale ondersteuning zoals vastgelegd in de opdrachtbevestiging.

Dossierstukken

Alle documenten, e-mails, berichten, screenshots, notities, afbeeldingen en overige informatie die de opdrachtgever aanlevert.

Eindproduct

De door Dossier op Orde opgeleverde tijdlijn, samenvatting, feitenweergave, aandachtspunten, vragenlijst, concepttekst of andere overeengekomen uitwerking.

Schriftelijk

Communicatie per e-mail, ondertekend document of een andere digitale communicatiemethode waarmee afspraken aantoonbaar kunnen worden vastgelegd.

Artikel 2 – Gegevens van Dossier op Orde

Artikel 3 – Toepasselijkheid

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, prijsopgaven, opdrachtbevestigingen, overeenkomsten en werkzaamheden van Dossier op Orde.
2. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig wanneer deze vooraf schriftelijk door Dossier op Orde en de opdrachtgever zijn overeengekomen.
3. Wanneer een bepaling uit deze voorwaarden nietig, vernietigbaar of niet uitvoerbaar blijkt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.
4. Bij strijdigheid tussen de opdrachtbevestiging en deze algemene voorwaarden gaan de specifieke schriftelijke afspraken in de opdrachtbevestiging voor.
5. De opdrachtgever ontvangt of kan deze algemene voorwaarden downloaden voordat de overeenkomst definitief wordt gesloten.

Artikel 4 – Aard van de dienstverlening

1. Dossier op Orde biedt uitsluitend digitale, praktische en redactionele ondersteuning bij het ordenen, structureren, samenvatten en begrijpelijk weergeven van door de opdrachtgever aangeleverde informatie.
2. De dienstverlening kan onder meer bestaan uit:
   • het ordenen van documenten, e-mails en berichten;
   • het opstellen van een chronologische tijdlijn;
   • het maken van een kernsamenvatting;
   • het overzichtelijk weergeven van feiten;
   • het signaleren van tegenstrijdigheden en ontbrekende informatie;
   • het formuleren van openstaande vragen;
   • het opstellen van een conceptbrief, conceptklacht, persoonlijke verklaring of andere concepttekst.
3. Dossier op Orde onderhoudt uitsluitend contact met de opdrachtgever.
4. Dossier op Orde neemt geen contact op met instanties, woningcorporaties, werkgevers, gemeenten, zorginstellingen, wederpartijen, hulpverleners, advocaten of andere betrokkenen.
5. De volledige afbakening van de dienstverlening staat op de pagina Afbakening dienstverlening .

Artikel 5 – Totstandkoming van de opdracht

1. Voor iedere opdracht wordt een afzonderlijke opdrachtbevestiging opgesteld.
2. In de opdrachtbevestiging worden onder meer vastgelegd:
   • de omschrijving en het doel van de opdracht;
   • de afgesproken werkzaamheden;
   • het gekozen pakket of maatwerk;
   • de maximale omvang van het dossier;
   • de prijs en betaalafspraken;
   • de verwachte of afgesproken oplevering;
   • eventuele aanvullende afspraken.
3. De overeenkomst komt pas tot stand nadat de opdrachtbevestiging volledig is ingevuld en door beide partijen is ondertekend.
4. Dossier op Orde begint pas met de werkzaamheden nadat de ondertekende opdrachtbevestiging retour is ontvangen en, wanneer voorafbetaling is afgesproken, de betaling is ontvangen.
5. Een intake, telefoongesprek, e-mail, prijsindicatie, offerte of het aanleveren van documenten geldt op zichzelf niet als start van de opdracht.
6. Een voorbeeld van de werkwijze en opdrachtbevestiging is te zien via deze link: Opdrachtbevestiging .

Artikel 6 – Inhoud en omvang van de opdracht

1. Dossier op Orde voert uitsluitend de werkzaamheden uit die in de opdrachtbevestiging staan.
2. De opdracht is beperkt tot het afgesproken aantal documenten, pagina’s, berichten, gesprekken, conceptteksten en correctierondes.
3. Dubbele, onleesbare, onvolledige of niet-relevante stukken kunnen buiten de verwerking worden gelaten.
4. Documenten die boven de afgesproken maximale omvang worden aangeleverd, worden niet automatisch verwerkt.
5. Voor aanvullende documenten, nieuwe gebeurtenissen of extra werkzaamheden kan een aanvullende prijsopgave of opdrachtbevestiging worden opgesteld.
6. Dossier op Orde mag een opdracht weigeren wanneer:
   • de opdracht buiten de dienstverlening valt;
   • het dossier niet veilig of werkbaar kan worden verwerkt;
   • de benodigde deskundigheid buiten het werkgebied van Dossier op Orde ligt;
   • sprake is van bedreiging, misleiding of onrechtmatig gebruik;
   • de omvang of inhoud van het dossier niet overeenkomt met de vooraf verstrekte informatie.

Artikel 7 – Verantwoordelijkheden van de opdrachtgever

1. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig, volledig en correct aanleveren van de informatie die nodig is voor de opdracht.
2. De opdrachtgever staat ervoor in dat aangeleverde informatie naar beste weten juist en niet misleidend is.
3. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de aangeleverde documenten en persoonsgegevens van andere personen.
4. De opdrachtgever blijft zelf verantwoordelijk voor:
   • het bewaken van alle termijnen;
   • het nemen van beslissingen;
   • het voeren van communicatie met betrokken partijen;
   • het controleren van het eindproduct;
   • het aanpassen en verzenden van documenten;
   • het veilig bewaren van originele en opgeleverde bestanden;
   • het inschakelen van een jurist, advocaat of andere bevoegde deskundige wanneer dat nodig is.
5. De opdrachtgever controleert vóór gebruik alle namen, data, bedragen, citaten, gebeurtenissen en overige feitelijke informatie.
6. De opdrachtgever meldt onjuistheden zo snel mogelijk na oplevering.

Artikel 8 – Aanlevering van documenten

1. Documenten worden uitsluitend digitaal aangeleverd via de door Dossier op Orde aangewezen methode.
2. De opdrachtgever volgt de instructies op de pagina Documenten aanleveren .
3. De opdrachtgever verwijdert of maakt niet-relevante gevoelige gegevens waar mogelijk onleesbaar.
4. Zonder voorafgaand overleg worden in ieder geval niet aangeleverd:
   • DigiD-inloggegevens;
   • wachtwoorden of pincodes;
   • volledige betaalkaartgegevens;
   • toegangscodes;
   • volledige kopieën van identiteitsbewijzen wanneer deze niet noodzakelijk zijn;
   • medische gegevens of gegevens van kinderen die niet relevant zijn voor de opdracht.
5. Dossier op Orde mag bestanden weigeren of verwijderen wanneer deze een beveiligingsrisico vormen, niet relevant zijn of meer gevoelige informatie bevatten dan nodig is.
6. De opdrachtgever behoudt zelf een volledige en veilige kopie van alle originele documenten.

Artikel 9 – Uitvoering en oplevering

1. Dossier op Orde voert de opdracht zorgvuldig en naar beste inzicht uit op basis van de beschikbare informatie.
2. Een genoemde opleverdatum is een streefdatum, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk is afgesproken dat sprake is van een fatale termijn.
3. De oplevertermijn begint pas nadat:
   • de opdrachtbevestiging is ondertekend;
   • de benodigde betaling is ontvangen;
   • de afgesproken documenten volledig zijn aangeleverd;
   • eventuele vragen van Dossier op Orde voldoende zijn beantwoord.
4. Vertraging die ontstaat doordat informatie te laat, onvolledig of onleesbaar wordt aangeleverd, komt niet voor rekening van Dossier op Orde.
5. Het eindproduct wordt digitaal geleverd in het afgesproken bestandsformaat.
6. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig downloaden en veilig bewaren van het eindproduct.

Artikel 10 – Correcties en aanvullende werkzaamheden

1. Alleen het in de opdrachtbevestiging genoemde aantal correctierondes is inbegrepen.
2. Een correctieronde is bedoeld voor het verbeteren van feitelijke onjuistheden, zoals:
   • verkeerd weergegeven namen;
   • onjuiste data of bedragen;
   • feitelijke vergissingen;
   • verkeerd overgenomen informatie uit aangeleverde documenten.
3. Nieuwe informatie, nieuwe documenten, gewijzigde gebeurtenissen, een andere schrijfrichting of een nieuw doel gelden niet als een correctie maar als aanvullend werk.
4. Aanvullend werk wordt alleen uitgevoerd na een nieuwe schriftelijke afspraak over inhoud, planning en prijs.

Artikel 11 – Prijzen en betaling

1. Alle prijzen worden vooraf vermeld in de opdrachtbevestiging.
2. Bij consumenten worden prijzen inclusief btw vermeld, tenzij duidelijk anders aangegeven.
3. De opdrachtgever betaalt binnen de termijn die op de factuur of in de opdrachtbevestiging staat.
4. Dossier op Orde mag volledige of gedeeltelijke vooruitbetaling verlangen.
5. Wanneer betaling uitblijft, mag Dossier op Orde de start, voortzetting of oplevering van de werkzaamheden opschorten.
6. Bij te late betaling kan de opdrachtgever, nadat een wettelijke kosteloze betalingstermijn is geboden, wettelijke rente en toegestane incassokosten verschuldigd zijn.
7. Bezwaren tegen een factuur worden zo snel mogelijk en bij voorkeur binnen veertien dagen na factuurdatum schriftelijk gemeld.
8. Een bezwaar tegen een gedeelte van de factuur schort de betaling van het niet-betwiste gedeelte niet op.

Artikel 12 – Bedenktijd en herroepingsrecht

1. Wanneer een consument de overeenkomst op afstand sluit, kan een wettelijke bedenktijd van veertien dagen van toepassing zijn.
2. De bedenktijd begint in beginsel op de dag nadat de overeenkomst is gesloten.
3. De consument kan binnen de bedenktijd schriftelijk laten weten de overeenkomst te willen herroepen.
4. Wanneer de consument wil dat Dossier op Orde tijdens de bedenktijd al met de werkzaamheden begint, moet de consument daar uitdrukkelijk om verzoeken.
5. Wanneer de consument tijdens de bedenktijd herroept nadat op uitdrukkelijk verzoek al werkzaamheden zijn uitgevoerd, kan een evenredig bedrag verschuldigd zijn voor het reeds uitgevoerde gedeelte.
6. Wanneer de dienst binnen de bedenktijd volledig is uitgevoerd, kan het herroepingsrecht alleen vervallen wanneer de consument vooraf:
   • uitdrukkelijk heeft ingestemd met volledige uitvoering binnen de bedenktijd; en
   • heeft verklaard te begrijpen dat het herroepingsrecht na volledige uitvoering kan vervallen.
7. Een beroep op het herroepingsrecht kan worden gestuurd naar [e-mailadres invullen].

Artikel 13 – Annulering en beëindiging

1. Naast een eventueel wettelijk herroepingsrecht kan een opdracht schriftelijk worden geannuleerd.
2. Bij annulering buiten de wettelijke bedenktijd zijn reeds uitgevoerde werkzaamheden, gereserveerde tijd en gemaakte kosten verschuldigd.
3. Wanneer een vaste pakketprijs is afgesproken, wordt het verschuldigde bedrag bij tussentijdse beëindiging naar redelijkheid vastgesteld op basis van het uitgevoerde gedeelte.
4. Dossier op Orde mag de opdracht opschorten of beëindigen wanneer:
   • de opdrachtgever niet tijdig betaalt;
   • noodzakelijke informatie ondanks een verzoek niet wordt aangeleverd;
   • de opdrachtgever onjuiste of misleidende informatie verstrekt;
   • de opdracht wordt gebruikt voor een onrechtmatig of schadelijk doel;
   • voortzetting redelijkerwijs niet van Dossier op Orde kan worden verlangd.
5. Bij beëindiging worden de tot dat moment uitgevoerde werkzaamheden in rekening gebracht.

Artikel 14 – Geen juridisch advies

1. Dossier op Orde is geen advocatenkantoor of juridisch adviesbureau.
2. Dossier op Orde treedt niet op als jurist, advocaat, gemachtigde, mediator, vertegenwoordiger of belangenbehartiger.
3. Dossier op Orde beoordeelt niet:
   • wat de juridische rechtspositie van de opdrachtgever is;
   • of een vordering, bezwaar of procedure haalbaar is;
   • welke juridische strategie moet worden gevolgd;
   • of een termijn juridisch juist is berekend;
   • welke juridische gevolgen een handeling, brief of beslissing heeft.
4. Conceptbrieven en andere teksten worden uitsluitend opgesteld als praktische en redactionele ondersteuning.
5. Voor juridisch advies, bezwaar, beroep, aansprakelijkheid, verjaring, procesvoering of beoordeling van rechten en plichten moet de opdrachtgever een jurist of advocaat raadplegen.

Artikel 15 – Geen garantie op een uitkomst

1. Dossier op Orde heeft geen invloed op reacties, beslissingen of handelwijzen van instanties, organisaties of andere betrokkenen.
2. Dossier op Orde garandeert niet dat de dienstverlening leidt tot:
   • een inhoudelijke reactie;
   • erkenning van een klacht;
   • wijziging van een besluit;
   • betaling of schadevergoeding;
   • herstel van een situatie;
   • een gunstige juridische of praktische uitkomst.
3. Het uitblijven van het door de opdrachtgever gewenste resultaat betekent niet dat de opdracht onjuist is uitgevoerd.

Artikel 16 – Aansprakelijkheid

1. Dossier op Orde voert de overeengekomen werkzaamheden zorgvuldig uit, maar kan niet instaan voor de volledigheid of juistheid van informatie die door de opdrachtgever of derden is aangeleverd.
2. Dossier op Orde is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door:
   • onjuiste, onvolledige of te laat aangeleverde informatie;
   • het ontbreken van relevante documenten;
   • het niet bewaken van termijnen door de opdrachtgever;
   • het zonder controle gebruiken of verzenden van een conceptdocument;
   • beslissingen, reacties of nalatigheden van instanties of andere derden;
   • verkeerd gebruik van de opgeleverde documenten door de opdrachtgever;
   • verlies van bestanden nadat deze overeenkomstig de bewaartermijn zijn verwijderd.
3. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor het controleren van het eindproduct en voor de beslissing om het al dan niet te gebruiken.
4. Voor zover aansprakelijkheid wettelijk mag worden beperkt, is de aansprakelijkheid van Dossier op Orde beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende opdracht is betaald.
5. Wanneer een aansprakelijkheidsverzekering dekking biedt, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat de verzekeraar in het betreffende geval uitkeert, vermeerderd met het toepasselijke eigen risico.
6. Dossier op Orde is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gemiste inkomsten, verlies van kansen of immateriële schade, voor zover een dergelijke beperking wettelijk is toegestaan.
7. De beperkingen in dit artikel gelden niet wanneer schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Dossier op Orde en ook niet voor zover uitsluiting of beperking wettelijk niet is toegestaan.
8. Een opdrachtgever meldt een mogelijke schade zo snel mogelijk schriftelijk, zodat Dossier op Orde de melding kan onderzoeken en waar mogelijk verdere schade kan beperken.

Artikel 17 – Overmacht

1. Dossier op Orde is niet gehouden tot nakoming zolang nakoming redelijkerwijs onmogelijk is door een omstandigheid buiten haar invloed.
2. Onder overmacht kan onder meer worden verstaan:
   • ziekte of arbeidsongeschiktheid;
   • stroom- of internetstoringen;
   • uitval van hosting-, e-mail- of opslagdiensten;
   • cyberincidenten;
   • overheidsmaatregelen;
   • andere onvoorziene omstandigheden waardoor uitvoering tijdelijk onmogelijk is.
3. Dossier op Orde informeert de opdrachtgever zo snel mogelijk over een relevante vertraging.
4. Partijen overleggen bij langdurige overmacht over een nieuwe planning of beëindiging van het nog niet uitgevoerde gedeelte.

Artikel 18 – Persoonsgegevens en vertrouwelijkheid

1. Dossier op Orde behandelt aangeleverde dossierinformatie vertrouwelijk.
2. Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor het beoordelen, uitvoeren, administreren en afronden van de opdracht en voor zover een wettelijke verplichting dit vereist.
3. Meer informatie staat in de Privacyverklaring .
4. Informatie over cookies en vergelijkbare technieken staat in de Cookieverklaring .
5. Dossier op Orde deelt inhoudelijke dossierstukken niet met de instantie of organisatie waarop het dossier betrekking heeft.
6. Voor de technische en administratieve bedrijfsvoering kan Dossier op Orde gebruikmaken van dienstverleners, zoals hosting-, opslag-, e-mail-, betaal- en boekhoudproviders.
7. Persoonsgegevens kunnen worden verstrekt wanneer Dossier op Orde daartoe wettelijk verplicht is.

Artikel 19 – Bewaring en verwijdering

1. Dossier op Orde bewaart geen permanent inhoudelijk klantarchief.
2. Tijdens de opdracht worden dossierstukken alleen bewaard voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering.
3. Na afronding ontvangt de opdrachtgever de afgesproken eindproducten.
4. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig downloaden, controleren en veilig bewaren van de aangeleverde en opgeleverde bestanden.
5. Uiterlijk drie maanden na het sluiten van de opdracht worden verwijderd:
   • aangeleverde dossierstukken;
   • werkkopieën;
   • conceptversies;
   • tijdelijke bestanden;
   • inhoudelijke werknotities.
6. Na verwijdering kunnen bestanden niet opnieuw worden geleverd, hersteld of gereconstrueerd.
7. Facturen, betaalgegevens en andere administratieve gegevens die wettelijk langer moeten worden bewaard, vallen niet onder deze verwijdertermijn.
8. Bij een lopende klacht, betalingskwestie of geschil kunnen noodzakelijke gegevens langer worden bewaard zolang dat redelijk en wettelijk toegestaan is.

Artikel 20 – Intellectuele eigendom

1. De opdrachtgever behoudt de rechten op de door hem aangeleverde originele documenten en informatie.
2. De auteursrechten op door Dossier op Orde ontwikkelde werkwijzen, formats, sjablonen, vormgeving en standaardteksten blijven bij Dossier op Orde.
3. Na volledige betaling mag de opdrachtgever het specifiek voor hem opgestelde eindproduct gebruiken voor het doel van de opdracht.
4. Het is niet toegestaan om formats, sjablonen of standaardteksten van Dossier op Orde zonder toestemming:
   • door te verkopen;
   • commercieel te verspreiden;
   • als eigen dienst of product aan te bieden;
   • structureel door derden te laten hergebruiken.
5. Dossierstukken of eindproducten worden niet als voorbeeld, marketingmateriaal of publicatie gebruikt zonder afzonderlijke toestemming van de opdrachtgever.

Artikel 21 – Klachten

1. Een klacht over de dienstverlening wordt zo snel mogelijk na ontdekking schriftelijk gemeld.
2. De klacht bevat een duidelijke omschrijving van het probleem en, waar mogelijk, relevante documenten of voorbeelden.
3. Dossier op Orde bevestigt de ontvangst en probeert de klacht binnen een redelijke termijn inhoudelijk te behandelen.
4. Het indienen van een klacht schort een betalingsverplichting niet automatisch op.
5. Partijen proberen een klacht eerst in onderling overleg op te lossen.

Artikel 22 – Wijziging van de voorwaarden

1. Dossier op Orde mag deze algemene voorwaarden wijzigen wanneer de dienstverlening, werkwijze of wetgeving verandert.
2. Op een lopende opdracht blijven in beginsel de voorwaarden van toepassing waarmee de opdrachtgever bij het aangaan van die opdracht heeft ingestemd.
3. Een wijziging die noodzakelijk is vanwege dwingend recht kan ook tijdens een lopende overeenkomst gelden.
4. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op dossieroporde.nl/pages/algemene-voorwaarden .

Artikel 23 – Toepasselijk recht en geschillen

1. Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
2. Partijen proberen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen.
3. Wanneer overleg niet tot een oplossing leidt, kan het geschil worden voorgelegd aan de volgens de wet bevoegde rechter.
4. Een consument behoudt altijd de rechten en geschillenmogelijkheden die hem op grond van dwingend recht toekomen.

Artikel 24 – Bijbehorende documenten

De volgende pagina’s vormen samen met de persoonlijke opdrachtbevestiging het informatiepakket van Dossier op Orde: